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Food Service Management Geschichten – In Vino Veritas

Lagerhaltung und Inventur. Eigentlich Standard-Themen im Bereich Food-Service-Management. Und trotzdem – in ein Software-Paket gegossen bringen diese beiden Klassiker oft ungeahnte Herausforderungen mit sich. In vielen Fällen kann man diese Themen nicht nach dem Gießkannen-Prinzip angehen sondern muss die ausgetretenen Pfade verlassen.

Im folgenden Artikel geben wir Ihnen Beispiele dafür, wie unsere Kunden mithilfe unserer Lagerhaltungs- und Inventurmodule ihre Prozesse optimiert und ihre Geldbörse geschont haben

Worum es in den nachfolgenden Projekt-Geschichten geht

Wie optimiere ich Manpower und Zeit pro Inventur
Wie werden die internen Prozesse sicherer und kontrollierbarer

Projekt 1: Worauf es bei der Inventur wirklich ankommt

Der Kunde
Ein Schweizer Gastro-Unternehmen mit einem 5 Sterne Restaurant, Betriebsgastronomie und Industriecatering. Sogar ein Kebab-Stand gehört zum Unternehmensportfolio.

Das Projekt
Die Delegate Module für Einkauf, Rezeptierung, Lagerhaltung, Kassa, C&E werden implementiert.

Der Erfolg
Projekt erfolgreich abgeschlossen. In time. On budget. Nach 3 Monate dann der Anruf: „Das funktioniert so nicht. Die Gesamtlagerhaltung und die dazugehörigen Inventuren fressen so viel Zeit, dass der Wert eines akkurat geführten Lagers nicht die Aufwände der Inventur rechtfertigt!“

In einem Workshop mit dem Kunden konnten wir herausfinden, dass es vor allem einen Bereich gab, der Kosten durch Ausfälle und falsche Lagerstände verursachte. Es waren Weine und Spirituosen im Höchstpreissegment (bis zu 2000EUR pro Flasche), die vor allem bei der Vorstands-Bewirtung und in den angeschlossenen Hauben- und Sterne-Lokalen Verwendung fanden. Die klare Identifikation der relevanten Warengruppen brachte auch den notwendigen Fokus. Anstatt Zeit und Energie auf alle Warenbereiche zu verschwenden und damit die Mitarbeiter zu frustrieren und das System zu belasten, wurden nur mehr hoch- und höchstpreisige Produkte in der Inventur im Detail betrachtet.

Mein Tipp!
Für all jene Unternehmen die zum ersten Mal im Food-Service-Management auf Softwareunterstützung setzen:
Sie brauchen 2-3 Komplett-Inventuren um die wahren Herausforderungen zu erkennen. Erst dann sollten Sie beginnen, die anfänglichen Unzulänglichkeiten auszumerzen. So bekommen Sie zuerst Sicherheit im Umgang mit dem System und generieren wirklich valide Zahlen. Erst die Sicherheit im Umgang mit dem System bewirkt bei den Benutzern, dass diese den Daten vertrauen. Dann können sie erkennen, dass es sich nicht um Eingabefehler handelt, sondern tatsächlich der Prozess, wie er eben gerade ist, abgebildet wird. Auf Basis dieser Erkenntnis gelingen Veränderungen viel leichter!

Die Lösung in diesem Fall war ein Fokus auf ausgewählte Warengruppen. Damit konnte die vorhandene Manpower optimal eingesetzt werden!

Das Ergebnis

Punktuelle Inventuren sichern die hochpreisigen Ware

Entlastete Mitarbeiter!

 

Projekt 2: Unerklärbaren Schwund erklärbar machen

Der Kunde
Ein Energieversorgungsunternehmen mit Betriebsgastronomie

Das Projekt
Die Delegate Module für Einkauf, Rezeptierung, Menüplanung, Lagerhaltung, Kassa sowie C&E werden implementiert.

Die Herausforderung
Bald nach der Einführung und Produktivsetzung war in der Warenwirtschaft klar zu sehen, dass dem Energieversorger im Weinlager Bestände unerklärlich verloren gingen. Zum Beispiel wurde ein Meeting ausgerichtet, bei dem 2 Flaschen hochpreisiger Wein konsumiert wurden. Beim nächsten Meeting fehlten jedoch drei Flaschen mehr aus dem Lager, als vorab als Lagerstand berechnet war. Der Wein hatte „Beine bekommen“. Mithilfe der Warenwirtschaft von Delegate konnte das belegt werden.

Das Ergebnis
Daraufhin wurden die Prozesse intern so umgestellt, dass Warenentnahmen dieser Art (also z.B hochpreisige Weine) nicht mehr beliebig von jeder Person durchgeführt werden konnten. Die Küchenleitung musste vorab informiert werden. Der unerklärbare Schwund war somit eine Sache der Vergangenheit!

Der Energieversorger selber meinte, dass „erst die Sicherheit, die wir aus den generierten Daten gewinnen konnten, auch das richtige Handeln ermöglichte. Nur der Betrieb von Delegates‘ Waren­wirt­schaft und die darauf aufbauende Inventur konnten die Diskrepanzen wirklich erklären. So zeigte sich, dass es die Warenflüsse für die zusätzlichen Flaschen nie gab, der Wein nie verkauft wurde.“

Mein Tipp!
Mitarbeiter und Unternehmen, die über Monate und Jahre hinweg  nach den selben Routinen gearbeitet haben, bietet sich mit dem Umstieg auf unser Produkt die Möglichkeit sich neu zu hinterfragen. Anstatt in den ewig gleichen, historisch gewachsenen Prozessen gefangen zu bleiben stellt sich nun die Frage von außen: „Wozu macht Ihr eigentlich was Ihr da tut? Was soll das Ergebnis sein? Was ist der Mehrwert?“
Hier liegen große Verbesserungschancen. Damit diese Fragen aber qualifiziert beantwortet werden können und die wirklich relevanten Probleme damit angegangen werden braucht es verlässliche Daten.

Der Erfolg:

Kein unerklärlicher Schwund kostbarer Ware!
Mehr Vertrauen durch klare Prozesse!
Prozesse können hinterfragt, mit Daten belegt und somit verbessert werden!

Die Autorin:
Silke Steiner ist Projektleiterin bei Delegate. Sie hat eine Ausbildung als Maschinenschlosserin sowie das Studium der Biotechnologie abgeschlossen. Mehrjährige Auslandserfahrung im Bereich Lebensmittelsicherheit im F&E Umfeld, konnte Sie unter anderem in Israel und Georgien erwerben. Nach 3 Jahren Projektleitung in nationalen und internationalen Kooperationsprojekten zwischen Wirtschaft, Handel und Forschung ist sie nun seit 6 Jahre in der erfolgreichen Einführung von Delegate Food Service in den unterschiedlichsten Branchen wie Catering, Systemgastronomie, Betriebsgastronomie bis hin zu Patient Service tätig.