Opslag en inventarisatie. Vrijwel standaard onderwerpen op het gebied van food service management. En toch – gemodelleerd in een software suite, brengen deze twee klassiekers vaak onverwachte uitdagingen met zich mee. In veel gevallen hebben we klanten geadviseerd om de “one solution for all” in twijfel te trekken en de gebaande paden te verlaten.

In het volgende artikel laten we u enkele voorbeelden zien van hoe onze klanten hun processen hebben geoptimaliseerd en geld hebben bespaard met behulp van onze opslag- en inventaris modules.

De volgende projectverhalen geven u een idee over

✓ Hoe optimaliseer ik mankracht en tijd per inventarisatie?
✓ Hoe maak ik interne processen veiliger en beter controleerbaar

 

Project 1: Wat echt belangrijk is bij het inventariseren

De klant
Een Zwitsers foodservicebedrijf met een 5-sterrenrestaurant, bedrijfscatering en industriële catering. Zelfs een kebab kraam maakt deel uit van de bedrijfsportfolio.

Het project
De Delegate modules voor inkoop, productie, magazijnen, kassa en Conference & Events moeten worden geïmplementeerd.

The weg naar succes

Project succesvol afgerond. Op tijd. Binnen budget. Na 3 maanden krijgt onze klantenservice een telefoontje: “Zo werkt het gewoon niet. Het wereldwijde voorraadbeheer en de bijbehorende inventarisaties slokken zoveel tijd op dat de waarde van een nauwkeurig beheerd magazijn de inventarisatie-inspanning niet rechtvaardigt!”

 

In een workshop met de klant kwamen we erachter dat er één gebied in het bijzonder was dat kosten veroorzaakte als gevolg van voorraaduitputting en onjuiste voorraadtellingen. Het ging om wijnen en sterke dranken in het hoogste prijssegment (tot 2.000 EUR per fles), die vooral werden gebruikt in de catering van directiekamers en in de bijbehorende exclusieve sterrenrestaurants. De duidelijke identificatie van de relevante productgroepen bracht ook de nodige focus. Als oplossing werden alleen de hoogwaardigste en hoogst geprijsde producten gedetailleerd in de inventaris opgenomen in plaats van kostbare tijd en energie te spenderen door alle artikelgroepen te bestrijken en zo de werknemers te frustreren en het systeem te belasten.

 

Mijn tip voor al die bedrijven die voor het eerst een beroep doen op softwareondersteuning in food service management:
Je hebt 2-3 complete inventarisatierondes nodig om de echte uitdagingen te identificeren. Pas dan moet je beginnen met het elimineren van de aanvankelijke tekortkomingen. Op die manier krijg je eerst vertrouwen in het gebruik van het systeem en genereer je echt bruikbare cijfers.  Pas wanneer de gebruikers vol vertrouwen en routinematig met het systeem omgaan, krijgen zij zekerheid en vertrouwen in de gegevens.  Dan kunnen zij inzien dat onverwachte cijfers geen kwestie zijn van invoerfouten en dat het proces werkelijk wordt weergegeven zoals het is. Op basis van dit besef zijn veranderingen veel gemakkelijker te realiseren!

De oplossing in dit geval was om te focussen op specifieke productgroepen. Dit resulteerde in een optimale inzet van de beschikbare mankracht!

Het resultaat
✓ Selectieve inventarisatie stelt de duurdere goederen veilig
✓ Opgeluchte medewerkers!

Project 2: Onverklaarbare voorraadafname verklaard

De klant
Een energieleveringssbedrijf met bedrijfscatering

Het project
De Delegate modules voor inkoop, productie, menuplanning, magazijnen, kassa/POS en Conference & Events moeten worden geïmplementeerd.

De uitdaging
Al snel na de implementatie en livegang werd in het voorraadbeheersysteem duidelijk dat de klant te maken had met onverklaarbare voorraaduitputting in het wijnmagazijn. Zo werd er bijvoorbeeld een bijeenkomst georganiseerd waarbij 2 flessen dure wijn zijn geconsumeerd. Bij de volgende bijeenkomst bleek echter duidelijk uit de vooraf berekende voorraadniveaus dat er drie flessen ontbraken in het magazijn. De wijn had “benen gekregen”. Met behulp van het voorraadbeheersysteem van Delegate kon dit worden aangetoond en geverifieerd.

Het resultaat

De processen werden intern zodanig aangepast dat dergelijke voorraadafnames (bv. dure wijnen) niet meer willekeurig door iedere persoon konden worden uitgevoerd. De keukenleiding moest vooraf worden geïnformeerd. De onverklaarbare derving behoorde daarmee tot het verleden!

De energieleverancier zelf zei: “de zekerheid die we uit de gegenereerde gegevens konden halen, stelde ons in staat de juiste actie te ondernemen. Enkel de werking van de Delegate module goederenbeheer en de daarop gebaseerde inventaris konden de discrepanties verklaren. Daaruit bleek dat de goederenstroom voor de extra flessen nooit heeft bestaan, en dat de wijn nooit is verkocht.”

Mijn tip!
Werknemers en bedrijven die al maanden en jaren volgens dezelfde routines werken, krijgen de kans om hun processen opnieuw te bekijken door over te schakelen op ons product. In plaats van gevangen te blijven in dezelfde, historisch gegroeide processen, komt de vraag nu van buitenaf: “Waarom doe je eigenlijk wat je doet? Wat zou het resultaat moeten zijn? Wat is de toegevoegde waarde?”

Hier liggen grote kansen voor verbetering. Maar om deze vragen deskundig te kunnen beantwoorden en de werkelijk relevante problemen aan te pakken, zijn betrouwbare gegevens nodig.

Het succes:
✓ Geen onverklaarbare afname/verlies van waardevolle voorraad meer.
✓ Heldere en duidelijke processen scheppen vertrouwen.
✓ Processen kunnen opnieuw onder de loep worden genomen, onderbouwd met gegevens en dus verbeterd!