DELEGATE GROUP NEWS
Lagerhaltung und Inventur. Eigentlich Standard-Themen im Bereich Food-Service-Management. Und trotzdem – in ein Software-Paket gegossen bringen diese beiden Klassiker oft ungeahnte Herausforderungen mit sich. In vielen Fällen kann man diese Themen nicht nach dem Gießkannen-Prinzip angehen sondern muss die ausgetretenen Pfade verlassen.
Im folgenden Artikel geben wir Ihnen Beispiele dafür, wie unsere Kunden mithilfe unserer Lagerhaltungs- und Inventurmodule ihre Prozesse optimiert und ihre Geldbörse geschont haben
✓ Wie optimiere ich Manpower und Zeit pro Inventur
✓ Wie werden die internen Prozesse sicherer und kontrollierbarer
Der Kunde
Ein Schweizer Gastro-Unternehmen mit einem 5 Sterne Restaurant, Betriebsgastronomie und Industriecatering. Sogar ein Kebab-Stand gehört zum Unternehmensportfolio.
Das Projekt
Die Delegate Module für Einkauf, Rezeptierung, Lagerhaltung, Kassa, C&E werden implementiert.
Der Erfolg
Projekt erfolgreich abgeschlossen. In time. On budget. Nach 3 Monate dann der Anruf: „Das funktioniert so nicht. Die Gesamtlagerhaltung und die dazugehörigen Inventuren fressen so viel Zeit, dass der Wert eines akkurat geführten Lagers nicht die Aufwände der Inventur rechtfertigt!“
In einem Workshop mit dem Kunden konnten wir herausfinden, dass es vor allem einen Bereich gab, der Kosten durch Ausfälle und falsche Lagerstände verursachte. Es waren Weine und Spirituosen im Höchstpreissegment (bis zu 2000EUR pro Flasche), die vor allem bei der Vorstands-Bewirtung und in den angeschlossenen Hauben- und Sterne-Lokalen Verwendung fanden. Die klare Identifikation der relevanten Warengruppen brachte auch den notwendigen Fokus. Anstatt Zeit und Energie auf alle Warenbereiche zu verschwenden und damit die Mitarbeiter zu frustrieren und das System zu belasten, wurden nur mehr hoch- und höchstpreisige Produkte in der Inventur im Detail betrachtet.
Mein Tipp!
Für all jene Unternehmen die zum ersten Mal im Food-Service-Management auf Softwareunterstützung setzen:
Sie brauchen 2-3 Komplett-Inventuren um die wahren Herausforderungen zu erkennen. Erst dann sollten Sie beginnen, die anfänglichen Unzulänglichkeiten auszumerzen. So bekommen Sie zuerst Sicherheit im Umgang mit dem System und generieren wirklich valide Zahlen. Erst die Sicherheit im Umgang mit dem System bewirkt bei den Benutzern, dass diese den Daten vertrauen. Dann können sie erkennen, dass es sich nicht um Eingabefehler handelt, sondern tatsächlich der Prozess, wie er eben gerade ist, abgebildet wird. Auf Basis dieser Erkenntnis gelingen Veränderungen viel leichter!
Die Lösung in diesem Fall war ein Fokus auf ausgewählte Warengruppen. Damit konnte die vorhandene Manpower optimal eingesetzt werden!
Das Ergebnis
✓ Punktuelle Inventuren sichern die hochpreisigen Ware
✓ Entlastete Mitarbeiter!
Der Kunde
Ein Energieversorgungsunternehmen mit Betriebsgastronomie
Das Projekt
Die Delegate Module für Einkauf, Rezeptierung, Menüplanung, Lagerhaltung, Kassa sowie C&E werden implementiert.
Die Herausforderung
Bald nach der Einführung und Produktivsetzung war in der Warenwirtschaft klar zu sehen, dass dem Energieversorger im Weinlager Bestände unerklärlich verloren gingen. Zum Beispiel wurde ein Meeting ausgerichtet, bei dem 2 Flaschen hochpreisiger Wein konsumiert wurden. Beim nächsten Meeting fehlten jedoch drei Flaschen mehr aus dem Lager, als vorab als Lagerstand berechnet war. Der Wein hatte „Beine bekommen“. Mithilfe der Warenwirtschaft von Delegate konnte das belegt werden.
Das Ergebnis
Daraufhin wurden die Prozesse intern so umgestellt, dass Warenentnahmen dieser Art (also z.B hochpreisige Weine) nicht mehr beliebig von jeder Person durchgeführt werden konnten. Die Küchenleitung musste vorab informiert werden. Der unerklärbare Schwund war somit eine Sache der Vergangenheit!
Der Energieversorger selber meinte, dass „erst die Sicherheit, die wir aus den generierten Daten gewinnen konnten, auch das richtige Handeln ermöglichte. Nur der Betrieb von Delegates‘ Warenwirtschaft und die darauf aufbauende Inventur konnten die Diskrepanzen wirklich erklären. So zeigte sich, dass es die Warenflüsse für die zusätzlichen Flaschen nie gab, der Wein nie verkauft wurde.“
Mein Tipp!
Mitarbeiter und Unternehmen, die über Monate und Jahre hinweg nach den selben Routinen gearbeitet haben, bietet sich mit dem Umstieg auf unser Produkt die Möglichkeit sich neu zu hinterfragen. Anstatt in den ewig gleichen, historisch gewachsenen Prozessen gefangen zu bleiben stellt sich nun die Frage von außen: „Wozu macht Ihr eigentlich was Ihr da tut? Was soll das Ergebnis sein? Was ist der Mehrwert?“
Hier liegen große Verbesserungschancen. Damit diese Fragen aber qualifiziert beantwortet werden können und die wirklich relevanten Probleme damit angegangen werden braucht es verlässliche Daten.
Der Erfolg:
✓ Kein unerklärlicher Schwund kostbarer Ware!
✓ Mehr Vertrauen durch klare Prozesse!
✓ Prozesse können hinterfragt, mit Daten belegt und somit verbessert werden!
Die Autorin:
Silke Steiner ist Projektleiterin bei Delegate. Sie hat eine Ausbildung als Maschinenschlosserin sowie das Studium der Biotechnologie abgeschlossen. Mehrjährige Auslandserfahrung im Bereich Lebensmittelsicherheit im F&E Umfeld, konnte Sie unter anderem in Israel und Georgien erwerben. Nach 3 Jahren Projektleitung in nationalen und internationalen Kooperationsprojekten zwischen Wirtschaft, Handel und Forschung ist sie nun seit 6 Jahre in der erfolgreichen Einführung von Delegate Food Service in den unterschiedlichsten Branchen wie Catering, Systemgastronomie, Betriebsgastronomie bis hin zu Patient Service tätig.
Als größtes konfessionelles Gesundheits- und Sozialunternehmen in Berlin und Norddeutschland kümmern sich 9.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Johannesstift Diakonie gAG täglich um die medizinische Versorgung von Patienten in Krankenhäusern, um die Betreuung als auch Pflege von Bewohnern jeden Alters sowie um Kinder und Eltern in schwierigen Familiensituationen. Hoher Kostendruck, ständig verändernde Rahmenbedingungen und der zunehmende Wettbewerb stellt auch die Johannesstift Diakonie bei der optimalen Versorgung der Patienten und Bewohner vor neue Herausforderungen. Als hundertprozentige Tochter unterstützt die Johannesstift Diakonie Services GmbH in Berlin die Gesundheitseinrichtungen bei der Bewältigung der täglichen Herausforderungen. Dabei vertrauen nicht nur die eigenen Einrichtungen auf die Dienstleistungen in den Bereichen Catering, strategischen und operativen Einkauf sowie der Logistik. Auch externe Kunde wie Schulen, Kitas als auch andere Gesundheitseinrichtungen nutzen die vielfältigen Angebote der Services GmbH. Von den rund 800 Mitarbeitern der Servicegesellschaft produzieren ca. 120 in der modernen Zentralküche in Berlin Spandau täglich 11.500 Essen und gewährleisten so die Speiseversorgung an 31 Standorten. Die weiteste Tour erstreckt sich sogar bis zu 150 Kilometer.
Die Erstellung individueller Menüpläne für alle Standorte inkl. Kommunikation an die Kunden, war eine große Herausforderung. Die täglichen Bestellungen wurden manuell erfasst, wodurch es zu einem sehr hohen Zeitaufwand kam. Noch herausfordernder war die Ausarbeitung der Produktionslisten. Über verschiedene Kanäle kamen die Bestellungen herein und mussten danach mühsam konsolidiert werden. Die angeschlossenen Krankenhäuser hatten zusätzlich die Anforderungen, bei den Patientenbestellungen Kostformen, Allergene und Abneigungen zu berücksichtigen. Die Abrechnung der Beköstigungstage und die richtige Zuordnung der Wareneinsätze war nur mit hohem Aufwand möglich.
Mit der Einführung von Delegate Patients Service sowie dem integrierten Zentralproduktionsmodul, konnten alle notwendigen Prozesse implementiert als auch optimiert werden. Vom Einkauf, Artikel- und Rezepturverwaltung über die Menüplanung und der zentralen Produktion bis ihn zur Menübestellung durch mobile Endgeräte inklusive Abrechnung, konnten alle Prozesse mit dem neuen System vollständig digital abgebildet werden. Alle Bestellungen werden nun über verschiedene Kanäle im System übernommen und in der Produktion automatisch zusammengeführt. Die flexible Darstellung der Etiketten unterstützt bei der Portionierung bzw. Kommissionierung der Mahlzeiten. Durch die Anbindung des Krankenhausinformationssystems werden die Patientendaten inkl. Allergene direkt ins System übertragen sowie bei der integrierten Menübestelllösung berücksichtigt. Die Beköstigungstage können somit kundengenau abgerechnet und die Wareneinsätze richtig zugeordnet werden. Viele manuelle Abläufe werden nun digital dargestellt. Fehlerquellen konnten dadurch beseitigt und Mitarbeiter für andere Tätigkeiten entlastet werden
✓ Transparente Einkaufsabläufe
✓ Elektronische Anbindung der Lieferanten
✓ Automatische Übernahme der LMIV-Daten
✓ Zentrale Menüplanung für unterschiedliche Kunden
✓ Vereinfachung des Produktions- & Kommissionierungsprozesses
✓ Flexible Etikettierung der produzierten Speisen
✓ Lieferantenunabhängiges Menübestell- und Warenwirtschaftssystem in einem
✓ Nutzung privater mobiler Endgeräte für Menübestellung
✓ Eindeutige Zuordnung von Kostformen und Allergenen pro Patient
✓ Patientengenaue Abrechnung der Beköstigungstage
✓ Optimierte Wareneinsatzkalkulation
Küchenleiter und Gastronomiemanager
Die Planung von benötigten Mengen für die Verpflegung Ihrer Patienten oder Klienten wird oftmals auf Basis des Bauchgefühls erstellt. Dieses ist jedoch häufig ein schlechter Ratgeber und kann zu Überproduktion und Lebensmittelverschwendung führen.
Mit der neuen Planzahlenvorhersage von Delegate werden Bestellmengen auf Basis von früheren ausgelieferten Bestellungen berechnet. Somit verfügen die Küchenchefs über eine viel präzisere Vorhersage, welche Mengen tatsächlich produziert werden sollten. Dies bedeutet weniger Lebensmittelverschwendung, weniger Ausgaben und erspart Ihnen Zeit und Aufwand.
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Buchhaltungsmanager
Sind Sie es leid, Rechnungen rechtzeitig abzeichnen zu lassen, damit sie Rabatte nutzen können? In vielen Betrieben gehen Rabatte auf Barkäufe verloren, weil die Prozesse zu schwerfällig und langsam sind. Wenn Sie den vollen Preis für etwas bezahlen, für das ein Rabatt verfügbar wäre, dann ist das als würde man Geld direkt in den Mülleimer werfen.
Mit der Delegate Skontoerinnerung unterstützen Sie die verantwortlichen Personen, indem Sie sie per E-Mail an das Abzeichnen ausständiger Rechnungen erinnern. Mehr rechtzeitig abgezeichnete Rechnungen -> mehr Skonti -> mehr Geld auf Ihrem Konto.
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Food Safety Officer
Viele Lagerarbeiter und Warenabfertiger nutzen veraltetete fehleranfällige Methoden zur Lebensmittelprüfung. Zum Beispiel messen sie die Lebensmitteltemperatur mit einem konventionellen Thermometer von Hand, tragen den Wert in den Lieferschein ein und übertragen diesen (oftmals erst Tage später) in das Software System oder ihre Papierdokumentation. Das hat bedeutende Nachteile – Notizen können verloren gehen und beim Übertragen der Werte in die Dokumentation kann man sich sehr leicht irren. Der gesamte Ablauf ist umständlich, unzuverlässig und schwierig nachzuvollziehen.
Beim Messen mit einem Bluetooth-Temperaturmessgerät hingegen können Sie sich von aufwendigen manuellen Arbeitsschritten verabschieden. Die Temperaturaufzeichnungen werden automatisch an das System übermittelt – nie wieder ein Übertragungsfehler in Ihren Werten! Sollte eine Betriebsprüfung anstehen, reicht ein einfacher Mausklick um dem Prüfer alle erforderlichen Daten zur Verfügung zu stellen.
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Es begann mit einem vermeintlich einfachen Auftrag: „Bitte schreib für uns anlässlich des Weltfrauentags einen kurzen Text über Frauen in der IT Branche.“ Doch wie kann man einem so weit gefassten Thema gerecht werden? Es gäbe sehr Vieles zu sagen und zu überlegen. Je länger ich reflektiere, umso herausfordernder scheint die Thematik. Und eigentlich geht es ja viel weniger um „Frauen in IT und Technik“ als um ein „Frauen in IT und Technik sind immer noch etwas eher ungewöhnliches“? Der letztere Punkt ist, wenn man sich die Statistiken ansieht, wahrlich keine Themenverfehlung. Es scheint, der eine Aspekt bedingt immer noch den anderen, leider. Hier ist also in aller Kürze ein Versuch, den Status Quo zu erfassen und gleichzeitig auch Überlegungen um dessen Ursachen anzustellen. Klar ist, dass eine Gleichberechtigung und Gleichbehandlung von Mädchen bereits bei der Erziehung, Sozialisierung und später der akademischen bzw. beruflichen Ausbildung beginnen sollte. Erst dann kann überhaupt eine Grundlage entstehen, auf der echte Gleichbehandlung sowie die gleichen beruflichen Chancen für Frauen und Männer gelten können. Selbstredend ist auch die Familiensituation ein Thema. Es ist schlicht unfair, dass die eine Hälfte der Bevölkerung überproportional oft mit der „Kind ODER Karriere“ -Frage konfrontiert ist. Gerade in Technik und Forschung gehen Entwicklungen schnell voran. Wenn es nun also traditionellerweise im Großteil die Frauen sind, die über längere Zeiträume zur Kinderbetreuung zuhause bleiben oder Teilzeit arbeiten, ist es einleuchtend, dass sich die Chancen auf eine leitende Position, eine Forschungsstelle etc. durch eine längere Abwesenheit oder kürzere Verfügbarkeit drastisch verringern. Diese Ungleichheit ist real. Hier gibt es noch viel Aufholbedarf – gesellschaftlich und politisch. Von der Frage der Familiengründung und Kinderbetreuung abgesehen sollte man die anderen Überlegungen zur Gleichbehandlung von Männern und Frauen in einer idealen Welt gar nicht führen müssen. Wir sind Arbeitskräfte. Kolleginnen und Kollegen. Wir arbeiten mit unserem Geist (manchmal auch dem Verstand 😋) und es ist irrelevant, wie kräftig, wie alt oder wie groß wir sind. Daher sollte das Geschlecht der ArbeitnehmerInnen in der IT Branche ja eigentlich nicht maßgeblich sein. Soweit die Theorie. In der Praxis jedoch ernten wir Frauen immer noch manchmal erstaunte Blicke, wenn wir im Gespräch mit anderen erwähnen, bei einem Softwarehersteller zu arbeiten. Und das sind die Überlegungen, die mich beim Auftrag zu diesem Text beschäftigten.
Die Zahlen, sowohl in Europa als auch für Österreich, sprechen eine ganz deutliche Sprache: Frauen in IKT Fach-Berufen machen nur einen geringen Prozentsatz der Arbeitskräfte in diesem Sektor aus.
Dabei wäre es gerade in der IKT Branche besonders einfach, gleiche Bedingungen für alle herzustellen. Körperliche Stärke oder Integrität sind keine Kriterien für den Erfolg in unseren Berufen. Ideal eigentlich, denn Ideenreichtum, Innovationsgeist und Problemlösungskompetenz sind – ich hoffe doch, bis hierher herrscht Einigkeit – geschlechtsunabhängig. Woran liegt es also? Ein Großteil von uns (ich spreche hier mal von Generation X oder älter) ist sicherlich noch mit den allgemein bekannten Geschlechterstereotypen sozialisiert worden. Ehrgeiz für Jungs, Zurückhaltung für Mädchen, etc., jeder weiß bestimmt, was ich meine. Wird sich ein junger Mann schon während seines nicht abgeschlossenen Studiums oder anderen Ausbildung für einen fachspezifischen Arbeitsplatz bewerben, während eine junge Frau sich damit abfindet, erst später einzusteigen, („wenn Du gut genug bist…“)? Es sind keine augenfälligen Diskriminierungen und vermutlich geschieht und geschah ein Großteil des „Anders-Behandelns“ von Frauen und Mädchen in der Technik nicht absichtlich. Es sind die alten „Buben-sind-besser-in-Mathe“ Muster, die nicht hinterfragt wurden, und so zu einer Art ‚schleichender‘ Benachteiligung führten. So könnte man die noch(!) vorhandene Unausgewogenheit vielleicht erklären. Und natürlich gibt es viele Gründe und nicht nur diesen einen. Die Situation ist aus einer historischen und sozialen Entwicklung heraus entstanden. Und nun ist es Zeit für eine Weiterentwicklung zu Gleichberechtigung. Ich finde, wenn man sich dies bewusst macht, ist es schon ein guter Schritt in die richtige Richtung.
Wir Frauen in Europa sind vergleichsweise privilegiert und die Gesellschaft ist verhältnismäßig ‚weit‘ gekommen auf dem Weg zur Chancengleichheit für Alle. Die allermeisten Frauen hier haben zum Glück die Freiheit, Entscheidungen autonom zu treffen. Unsere Bildungs- Sozial- und Gesundheitssysteme mögen ihre Defizite haben, aber sie stehen uns genauso zur Verfügung wie unseren männlichen Mitmenschen. Viele Chancen stehen uns offen, ergreifen müssen wir sie selbst. In vielen anderen Regionen der Welt ist der weitere Lebensweg für Mädchen hingegen bereits bei der Geburt vorgezeichnet: den Männern in ihrem Leben untergeordnet, gesellschaftlich streng auf eine Rolle festgelegt, deutlich geringere oder schlimmstenfalls gar keine Bildungschancen und kaum freie Wahlmöglichkeiten der Familienplanung oder beim Ergreifen eines Berufs.
Bei meiner weiteren Recherche finde ich in einem Text der New York Times eine Anekdote, dass Bill Gates zu Beginn der 2000er Jahre in Saudi Arabien einen Vortrag vor IKT Fachpublikum hielt. Die Teilnehmer saßen nach Geschlechtern getrennt im Saal, links 4/5 der Teilnehmer: die Männer. Das restliche Fünftel, die Frauen, saßen rechts. Eine sehr kleine Gruppe, durch eine physische Barriere von den Männern getrennt. Ruft man sich allein dieses Bild vor Augen, dann wird einem bewusst, wie ‚exotisch‘ weibliche Angestellte in der IKT waren und leider immer noch sind. Die Übermacht und die Barriere waren nicht nur sinnbildlich sondern offensichtlich und greifbar im Raum vorhanden. Am Ende des Vortrags stellten die Teilnehmenden Fragen, darunter auch, ob es ein realistisches Ziel wäre, dass Saudiaarabien mit 2010 eines der 10 führenden Länder im Technologiesektor werden könnte. Gates‘ Antwort war, dass das keineswegs der Fall sein könne, wenn man die Hälfte der Talente im Land nicht vollständig nutzen würde. Die Frauen im Publikum applaudierten und riefen Beifall. Recht hat er. Es ist ein lange bestehendes Problem, dass unsere Forschung, Kunst und Kultur potentielle Talente verliert, weil sie als Frau geboren wurden. Vielleicht hätte eine Frau genial wie Rembrandt malen können, wenn sie nur die entsprechenden Möglichkeiten gehabt hätte. Vermutlich sind der Forschung und Technik brilliante Ingenieurinnen, Erfinderinnen oder Programmiererinnen entgangen, die Ihre Fähigkeiten mangels Ausbildung, Ressourcen oder aufgrund sozialer Gegebenheiten oder religiöser Zwänge niemals entwickeln und ausschöpfen konnten. So soll es nicht weitergehen. Es liegt an uns, das zu ändern.
Das Verhältnis in unserem Unternehmen beträgt 18:41 (Verhältnis F 1:2,3 M), also mehr als doppelt so viele Männer wie Frauen. Hier in unserer Zentrale in Wien sind wir 13 Frauen und 32 Männer (Verhältnis F 1:2,5 M) . Somit sind wir bei Delegate vom Frauenanteil her um einiges besser aufgestellt, als es Statistiken nahelegen. Erfreulich ist auch, dass in jeder Abteilung mit (Ausnahme des IT/Infrastructure Teams) Frauen vertreten sind. Mein Teamlead und unsere Senior Software Test Engineer and Documentation Writer sind weiblich. Bei uns arbeiten Frauen in der Programmierung, im Software Testing, als Produktspezialistin, im Projektmanagement, in der Kundenbetreuung und Service, im Marketing und in der Administration. Meine Kolleginnen sind die Coolsten! Dennoch ist deutlich – wir Frauen sind in der Unterzahl. Und nur einige von uns haben tatsächlich eine fachspezifische Ausbildung in der IKT. Viele sind Quereinsteigerinnen, zum Beispiel aus dem Marketing oder der Pädagogik. Das ist erstmal nicht naheliegend, aber wir alle arbeiten mit viel Einsatz und vor allem Erfolg. Auch als ursprünglich Fachfremde bestehen wir in unserer Arbeitswelt.
Kolleginnen und Kollegen begegnen sich mit Wertschätzung. Trotzdem bewegt man frau – insbesondere als Quereinsteigerin – sich zu Anfang außerhalb der Komfortzone. Aber dort lernt man besonders viel. Delegate fördert und fordert die MitarbeiterInnen, und das ist gut so.
Es gibt einen positiven Trend, dass immer mehr Frauen technikbezogene Ausbildungen machen und in der IKT Branche arbeiten. Dennoch ist der Frauenanteil in diesem Wirtschaftssektor immer noch gering. Es bedarf noch viel weiterer arbeitsmarktpolitischer Initiativen, Bildungsförderungen und gesellschaftlichen Umdenkens für eine echte Gleichberechtigung weiblicher und männlicher Arbeitskräfte, egal auf welchem Sektor. Und nun bin ich wieder am Ausgangspunkt. So viel gäbe es zu sagen, so viel zu Bedenken. Politisch, gesellschaftlich und auf Betriebsebene. Das alles auszuführen, sprengt den Rahmen diese kleinen Essays bei weitem. Deshalb schließe ich mit diesem Wunsch: Es wäre schön, wenn sich zukünftige Kolleginnen bereits von ihrer Ausbildung und ihrem Mindset her in der Technik und IT direkt ‚zuhause‘ fühlen könnten.
When we invest in women and girls, we are investing in the people who invest in everyone else.
– Melinda Gates
Oftmals muss bei der Warenannahme die Temperatur von Artikeln überprüft werden, etwa wenn diese eine HACCP Kontrolle erfordern. Um diesen Vorgang zu erleichtern wurde Mobile Solution um die Unterstützung von Bluetooth Temperaturmessgeräten erweitert.
Eine deutliche Erleichterung bei der Temperaturkontrolle bietet die neue Funktion, mit der sich das Messresultat direkt via Bluetooth Gerät in der HACCP Übersicht der Mobile Solution anzeigen lässt. Anschließend können die übertragenen Messdaten natürlich auch – wie schon bisher bei manuellen Eingaben – in den WebClient exportiert werden.
✓ Schnelle und einfache Handhabung
✓ Automatische Übertragung der Messergebnisse
✓ Die Gefahr manueller Aufzeichnungs- und Übertragungsfehler fällt weg
Die HACCP Kontrolle kann durch die Nutzung des neuen Features einfacher und effektiver sein. Mit einem, in Sekundenschnelle direkt übertragenen, Messergebnis gewinnen Ihre Mitarbeiter nicht nur wertvolle Zeit bei der Warenannahme, sondern auch mögliche menschliche Fehler bei manueller Datenaufzeichnung sind damit kein Thema mehr.
Durch die Nutzung dieses Features lässt sich also sowohl Zeit sparen als auch die Integrität der Aufzeich- nungen erhöhen, und das ohne jeden Mehraufwand.
Auf verschiedenen Stationen werden für nicht bettlägerige Patienten in den Speiseräumen meist auch Mahlzeiten in Form von Buffets angeboten. Diese Speisen müssen von der Station bestellt werden, wobei größtenteils auf Erfahrungswerte der Mitarbeiter zurückgegriffen wird, wenn die zu bestellenden Mengen ermittelt werden sollen.
Vorhersageplanzahlen unterstützen diesen Prozess wesentlich, indem die bisherigen gelieferten Bestellungen als Grundlage für zukünftige Bestellungen herangezogen werden.
Unterstützung und Erleichterung bietet hierbei die neue Funktion „Kalkulierte Bestellmenge hinzufügen“ für Kostenstellenanforderungen. Es können Vorhersageplanzahlen auf Grundlage von in der Vergangenheit platzierten und gelieferten Bestellungen errechnet werden.
✓ Einfache Handhabung ohne Mehraufwand
✓ Schnelle und einfache Planung ohne mühsame manuelle Auswertung der
Bestellstatistiken
✓ Nutzung von bereits vorhandenen Produktionsdaten (Mengen /
Produktauswahl) für datenbasierten Bedarfsprognosen
Einfache und effiziente Planung durch Nutzung vorhandener historischer Daten. Mit einem präziseren und schnellen Bestellvorgang wertvolle Zeit gewinnen, welche am Ende des Tages den Patienten zugutekommt. Durch die Nutzung der statistisch erfassten Verkäufe der einzelnen Kostenstellenanforderungen kann eine Überproduktion vermieden und dennoch ein professionelles Catering gewährleistet werden.
Unser neues Feature zeigt welches Potential in der datengestützten Optimierung bestehender Prozesse steckt.
Am 19. Januar fand das erste Webinar der Konzeptfabrik statt. Das war der Auftakt zur Seminarreihe 2021 die normalerweise als Präsenzveranstaltung abgehalten wird. Mehr als 20 Teilnehmer aus den Bereichen Gemeinschaftsverpflegung sowie Sozialgastronomie folgten gespannt den Impulsvorträgen rund um das Thema Ökonomie und Ökologie aus verschiedenen Bereichen der Verpflegungsbranche.
Als neuer Partner im Netzwerk der Konzeptfabrik waren wir das erste Mal dabei. Die Zuhörer bekamen einen Überblick über die komplexe Funktionsweise eines Food Management Systems und wie es Betriebe in der Gemeinschaftsverpflegung unterstützt, Kosten sowie wertvolle Zeit zu sparen und gesetzeskonform zu arbeiten. Überrascht waren einige Teilnehmer, dass so ein System viel mehr kann als nur Warenwirtschaft.
An den Fragen der Teilnehmer die direkt im Webinar besprochen wurden, konnte man erkennen das die Zukunft ganz klar weiter in Richtung Digitalisierung geht. Ganz oben steht dabei das Thema Hygiene. Zum einen die automatische Aufnahme relevanter HACCP-Prozesse wie beispielsweise Temperaturmessdaten in Systemen und zum anderen die Anforderungen an Eigenkontrollen die vom Gesetzeber vorgeschrieben werden. Ecolab und Rieber zeigten, was heute bereits möglich ist.
Durch den anhalten Mangel von Fach- wie auch Hilfspersonal ist die Vernetzung von Küchengeräten natürlich im Fokus. Rational, Hobart und Irinox zeigten Eindrucksvoll die neuesten Entwicklungen im Markt. Auch der Trend Richtung Bio, Vegan sowie nachhaltige Produktion in der Lebensmittelindustrie wurden durch Hügli und Hilcona bestätigt.
Auf Nachhaltigkeit setzen auch Duni und Seltmann Weiden bei der Produktion ihrer Sortimente. Mit dem #goodfoodmood Programm von Duni werden Alten- und Pflegeheime unterstützt, ein angenehmes Ambiente beim Essen zu schaffen und geben so ein wirkungsvolles Instrument gegen Mangelernährung.
Diese und noch viele weiter spannende Impulse wurden in dem Webinar geboten. Das direkte Feedback der Teilnehmer zeigte, dass das Format genau den Nerv der Branche getroffen hat.
Wollen auch Sie informiert bleiben? Hier finden Sie alle kommenden Termine zu den Veranstaltungen der Konzeptfabrik. Für weitere können Sie uns auch direkt kontaktieren.
In der Krankenhausverpflegung werden zahlreiche Druckaufträge und Ausdrucke benötigt. Dazu gehören nicht nur Tablettkarten und Küchenlisten sondern auch Stationslisten, Lieferscheine und Scanformulare sowie Etiketten für Speisencontainer. In größeren Krankenhäusern und ähnlichen Organisationen fällt tagtäglich eine beträchtliche Anzahl dieser Ausdrucke an. Die Mitarbeiter müssen viele davon manuell veranlassen und verwalten. Neben dem zeitlichen Aufwand ist auch das Risiko für menschliche Fehler nicht zu vernachlässigen.
Eine Automatisierung der Druckjobs kann dabei helfen, den Zeitbedarf und die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich zu senken.
Darum haben wir den Report Batch Druck dahingehend erweitert, dass Stationslisten, Scanformulare, Lieferscheine und Containeretiketten nun auch mittels Batch Druck-Job gedruckt werden können. Für die Stationsliste kann zusätzlich direkt bei der Auftragserstellung ein Kostenstellenfilter gesetzt werden, um Benutzer dabei zu unterstützen, nur für ihre gewünschten Kostenstellen Druckaufträge zu erstellen. Das hilft dabei, Mehraufwand und Irrtümer zu reduzieren.
Besonders praktisch: Für Stationslisten und Scanformulare können Vorlauftage eingegeben werden. Somit können die Benutzer festlegen, dass die entsprechenden Report Batches eine bestimmte Anzahl an Tagen im Voraus gedruckt werden. In den Scanformularen können Bestelltage datumsübergreifend gedruckt werden.
Zur Veranschaulichung ein Beispiel zu den Scanformularen:
Der Batch Druck-Job läuft wöchentlich am Sonntag mit einer Vorlaufzeit von „1“ und einer Dauer von „7“ (Tagen). Die Option zum datumsübergreifenden Druck ist aktiviert und das Formular beinhaltet jeweils das Abendessen eines Tages sowie das Frühstück und das Mittagessen des nächsten Tages.
Wird nun der Batch Druck-Job für Scan Formulare ausgeführt, werden 7 Druckaufträge erstellt. Das erste Scanformular beginnt mit dem Abendessen des ersten Tages (Montag). Aufgrund der datumsübergreifenden Einstellung wird auf dem gedruckten Scanformular des siebten Tages auch das Frühstück und Mittagessen des achten Tages mitgedruckt.
Diese Erweiterung ermöglicht eine Produktivitätssteigerung durch optimale Flexibilität beim Erstellen benötigter Ausdrucke und sorgt zusätzlich für höhere Benutzer- freundlichkeit. Ein höherer Automatisierungsgrad entlastet die Mitarbeiter im Tagesgeschäft.
Im Tagesgeschäft kommt es aufgrund der großen Auswahl an verfügbaren Komponenten manchmal zu sehr umfangreichen Komponentenlisten. Patienten schätzen ein vielfältiges Angebot an Speisen und Snacks, doch für das Krankenhauspersonal, das die Bestellungen aufnimmt, kann dies einen beträchtlichen Lese- und Suchaufwand bedeuten. In früheren Versionen waren alle Auswahlpositionen durchzusehen um eine gewünschte Komponente zu finden. Es bestand das Risiko, Lebensmittel, die der Patient vielleicht besonders gern bestellt hätte, zu übersehen.
Unsere Lösung
Daher wurde in Version 15.20 eine äußerst praktische neue Funktionalität für die Patientenmahlzeitenbestellung und Zimmerservicebestellung geschaffen. Sie bietet eine bedeutend schnellere und benutzerfreundlichere Methode zum Suchen gewünschter Komponenten. Mithilfe der neuen Suchfunktion können die Benutzer einfach (unten links) in die Bestellung klicken und die Bezeichnung der gewünschten Lebensmittel eintippen. Dank der ‘search-as-you-type’ Funktion werden bereits nach Eingabe weniger Buchstaben entsprechende Ergebnisse zur Auswahl angezeigt.
Wie genau funktioniert es?
Hier ein Beispiel aus dem Modul Patientenmahlzeitenbestellung: “Beispiel Patient” möchte gerne Apfelsaft bestellen. Klickt das Krankenhauspersonal nun in die linke untere Ecke der geöffneten Bestellung und tippt „Apfel…“ dann wird die Komponente „Apfelsaft“ sowie weitere Komponenten, die das Wort „Apfel“ beinhalten, angezeigt:
Diese Suchfunktion zeigt ausschließlich Komponenten an, die im „maßgeschneiderten“ Mahlzeitenangebot der jeweiligen Patienten verfügbar sind. Wie auch an anderen Stellen in unserem System werden zugeordnete Diäten, Vorlieben und Allergien berücksichtigt. Mit nur einem Klick auf die gewünschte Komponente kann diese ganz einfach und direkt aus dem Suchfenster in die Bestellung übernommen werden.
Für eine optimale Übersichtlichkeit sind die angezeigten Ergebnisse nach Komponentengruppen sortiert.
Die Komponenten können auf folgende Arten ausgewählt werden:
✓ Durch Anklicken der Komponente
✓ Komponente mit den „Hinhauf/Hinunter“ – Tasten anwählen und „Enter“
drücken
✓ Drücken der „Enter“ – Taste ohne Auswahl einer Position wählt
automatisch die erste angezeigte Komponente aus.
Diese Funktionalität ermöglicht eine noch schnellere und einfachere Mahlzeiten- und Zimmerservicebestellung. Darüber hinaus hilft dies dem Bestellung aufnehmenden Krankenhauspersonal, bestmöglich auf die Präferenzen der Patienten einzugehen.
Benutzerrechte werden an Benutzer pauschal durch die Zuweisung einer Abteilung vergeben, an der die entsprechenden Berechtigungen hängen. Darüber hinaus kann Benutzern punktuell auf individueller Ebene weitergehende Rechte verliehen werden.
Insbesondere Unternehmen mit größeren Unternehmenseinheiten wünschen sich jedoch häufig weitergehende Möglichkeiten betreffend der Rechteverwaltung – ist doch manchmal die Abteilung als Unternehmenseinheit zu groß, um problemlos als Basis für Benutzerrechtevergabe dienen zu können. Die Rechte einzeln auf individueller Benutzerebene zu verwalten bringt in solchen Fällen jedoch einen gewissen administrativen Aufwand mit sich.
Deshalb wurde im Web Client eine weitere Möglichkeit eingeführt, um Benutzern parallel zur Abteilungszuweisung vordefinierte Benutzer- rechte zuweisen zu können. Dadurch wird insbesondere bei der Verwendung sehr fein abgestufter und individual- isierter Rechtevergaben die Zuweisung und Verwaltung von Benutzer- rechten merklich verein- facht.
Ergänzend zur Abteilung wurde die zusätzliche Funktion „Benutzergruppen“ implementiert, über die ebenfalls Rechte vordefiniert werden können. So kann ein Benutzer nun etwa der Abteilung „Küche“ angehören (und damit über alle Rechte für die Abteilung „Küche“ verfügen), und zusätzlich die Benutzergruppe „Einkäufer“ zugewiesen haben, wodurch er auch über die damit verbundenen Benutzerrechte verfügt. Ein Benutzer kann dabei sogar mehreren Benutzergruppen zugleich angehören. Dadurch vereinfacht sich die Verwaltung von Nutzern mit sehr breiten oder abteilungsübergreifenden Aufgabengebieten merklich.
Dadurch reduziert sich die Notwendigkeit, individuelle Rechte auf Benutzerebene vergeben zu müssen, um ein Vielfaches. Durch die Kombination aus Abteilung und Benutzergruppe(n) lassen sich für fast jeden Anwendungsfall passende Rechtegruppierungen definieren, ohne für eine Unzahl an Nutzern einzelne Rechte manuell zuweisen zu müssen. Das spart nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern verbessert auch den Überblick über die Berechtigungen der einzelnen Benutzer.
✓ Größere Flexibilität in der pauschalen Rechtezuweisung
✓ Benutzer können mehreren Benutzergruppen zugleich angehören
✓ Rechteverwaltung für abteilungsübergreifende Aufgabengebiete massiv vereinfacht
